FileHold powierza EUVIC stworzenie swojego flagowego produktu

08.05.2015

fileholdlogoFileHold Systems rozpoczął współpracę z EUVIC w 2005 roku, czyli tuż po rozpoczęciu działalności. Firma ta wynajęła EUVIC do stworzenia swojego sztandarowego produktu – systemu do zarządzania dokumentami. Program okazał się wielkim sukcesem, a po 10 latach obie firmy kontynuują współpracę, obecnie przygotowując 15 wersję oprogramowania. W wyniku współpracy z EUVIC, FileHold stworzył i rozwija wysokiej jakości system w efektywny kosztowo sposób.

Klient

FileHold Systems (www.filehold.com) to firma mająca swoją siedzibę w Burnaby w kanadyjskiej prowincji Kolumbia Brytyjska. Spółka powstała, aby stworzyć i dystrybuować oprogramowanie do zarządzania obiegiem dokumentów w urzędach oraz średnich i dużych przedsiębiorstwach. Rozwiązanie FileHold umożliwia organizacjom stworzenie „biura bez papieru”, w którym pracownicy z dowolnego miejsca mogą archiwizować i szybko wyszukiwać potrzebne im dokumenty (w tym e-maile). Program zapewnia także pełną kontrolę nad wersjami dokumentów i umożliwia zarządzanie ich obiegiem. Oprogramowanie jest w pełni zintegrowane z Microsoft Office i SharePoint, a także z wieloma aplikacjami firm trzecich. System FileHold jest obecnie używany przez ponad 17 tys. użytkowników w ponad 300 firmach i instytucjach publicznych na całym świecie. Klienci to m.in. amerykański Departament Sprawiedliwości, Panasonic, BMW, University of Maine i GE Healthcare.

Sytuacja wyjściowa

Wprowadzenie do użytku dokumentów cyfrowych umożliwiło firmom ograniczenie stosów papieru zalegających w każdym kącie biura, przy okazji redukując nadmierną eksploatację lasów. Szybko okazało się jednak, że dokumentacja zapisywana w formie bitów również namnaża się w ekspresowym tempie. Problemem okazało się nie tylko znalezienie do ich przechowywania odpowiedniej powierzchni dyskowej, ale także opracowanie wydajnego systemu, który pozwoliłby utrzymać foldery wypchane cyfrową dokumentacją w należytym porządku.

Twórcy FileHold, Larry Oliver i dr Jacek Lipowski, byli świadomi tego problemu i mieli pomysł, jak go rozwiązać. Miał to umożliwić efektywny, a przy tym dostępny cenowo program do zarządzania obiegiem dokumentów cyfrowych. Jego grupą docelową były firmy i instytucje, którym zależało na lepszej kontroli nad cyfrowymi dokumentami i które szukały rozwiązania służącego temu celowi. System miał wykorzystywać technologie internetowe, zarówno do stworzenia oprogramowania, jak i do jego wdrażania i serwisowania.

„Nasza firma była typowym start-upem w tym czasie, finansowanym ze środkowym własnych i z ograniczonym budżet na wynajęcie programistów. Z tego powodu zdecydowaliśmy się stworzyć nasz system korzystając z usługi outsourcingu IT." – powiedział Larry Oliver, Prezes FileHold.

Jacek Lipowski – mieszkający w Kanadzie emigrant z Polski, odpowiadający za stronę techniczną przedsięwzięcia – posiadał cały czas rozległe kontakty w Polsce. Z tego powodu założyciele FileHold zdecydowali, że to właśnie tam poszukają partnerów do współpracy.

Wyzwanie

Wyzwanie polegało na znalezienie partnera, który nie tylko byłby w stanie stworzyć oprogramowanie w efektywny kosztowo sposób, ale również mógłby zagwarantować wysoką jakość i usługi doradcze w zakresie architektury rozwiązania. FileHold chciał także nawiązać współpracę długoterminową, tak aby zagwarantować stały rozwój i wsparcie techniczne dla swojego rozwiązania. Z tego powodu bardzo ważne było, aby współpraca z poszukiwanym partnerem opierała się na wzajemnym zaufaniu i ściśle określonym procesie współpracy w zakresie rozwoju oprogramowania.

Rozwiązanie

Był rok 2005. Wykorzystując swoje nieformalne kontakty Jacek Lipowski trafił do młodej jeszcze wówczas spółki LGBS Polska (obecnie EUVIC). Zaufanie do kompetencji specjalistów z tej firmy, wykształconych na Politechnice Śląskiej (na której Jacek Lipowski sam przed laty studiował i doktoryzował się), zachęciło go do podjęcia współpracy.

„Jacek miał osobiste relacje z LGBS, znał ludzi tam pracujących jeszcze z czasów studiów. Spotkaliśmy się z nimi i praktycznie od razu rozpoczęliśmy współpracę, zatrudniając ich już na etapie projektowania architektury naszego systemu." – wspomina Larry Oliver.

W ciągu 18 miesięcy EUVIC stworzył pierwszą wersję systemu – FileHold’06 – z wykorzystaniem następujących technologii:

  • .NET Framework 2.0
  • ASP.NET
  • Web Services
  • Windows Forms
  • SQL Server 2008
  • SharePoint Server 2010

Równolegle FileHold intensywnie pracował nad przygotowaniem materiałów marketingowych oraz sprzedał swój system do pierwszych klientów. Po upływie kilku lat firma miała już efektywnie działającą organizację, która sprzedawała 3-4 systemy na miesiąc. Klienci w sposób aktywny współuczestniczyli w rozwoju systemu przekazując swoje uwagi i pomysły na usprawnienia w nim. Z pomocą EUVIC nowe wersje oprogramowania były upubliczniane co roku, zawierając wszystkie najnowsze nowinki technologicznej, w tym dostępność z poziomu urządzeń mobilnych.

Proces i narzędzia

Zespół EUVIC, który był zaangażowany w proces stworzenia i rozwoju oprogramowania, składał się z pięciu osób, w tym kierownika projektu, 3 programistów i testera. Potem liczba członków zespołu pracującego dla FileHold był zwiększana lub zmniejszana, w zależności od potrzeb. Prace programistyczne odbywają się z wykorzystaniem Microsoft Team Foundation Server, a jako podstawowe narzędzi komunikacji służy Skype. Efektywny rozwój oprogramowania jest możliwy dzięki dobrze zdefiniowanemu procesowi produkcji, w tym także mechanizmów zapewnienia bezpieczeństwa rozwoju oprogramowania (jak np. kilka warstw ochrony IP).

„Ustaliliśmy stałe dni, w których każdego tygodnia wieczorem polskiego czasu (początek dnia w Kanadzie), rozpoczynaliśmy telekonferencje z zespołem kanadyjskim. Jeśli było więcej tematów, to rozmawialiśmy i do 2 w nocy, jeśli mniej – kończyliśmy nawet przed upływem godziny. W czasie tych spotkań bardzo wiele się od siebie uczyliśmy, co umożliwiało nam spełnienie wymagań FileHold." – wspomina Wojciech Kosiński, wiceprezes EUVIC SA i pierwszy kierownik projektu FileHold.

FileHold jest odpowiedzialny za definiowanie kierunków rozwoju systemu, we ścisłej współpracy z polskimi programistami. Fachowcy z EUVIC nie tylko programują funkcje założone przez FileHold, ale z czasem zaczęli wdrażać w życie także własne pomysły. Są one bardzo wysoko cenione przez klienta.

Brak problemu związanego z pracą w różnych strefach czasowych

„Praca w różnych strefach czasowych nigdy nie była problemem w naszych realach z EUVIC. Można nawet powiedzieć, że jest to korzystne dla nas, jako że zespół EUVIC dostarcza nam rezultaty swojej pracy na początku naszego dnia roboczego. Pozwala nam to na spokojnie zapoznać się z tym i opracować nasze uwagi i komentarze na koniec dnia. Wkrótce potem EUVIC rozpoczyna swój kolejny dzień roboczy i implementuje nasze uwagi. Nasze zespoły pracują zatem niezależnie przez większość czasu, jeśli jednak jest potrzeba porozmawiania, ludzie z zespołu EUVIC natychmiast są do naszej dyspozycji." – mówi Larry Oliver.

Posiadanie zespołu w Polsce umożliwiło także firmie FileHold zwiększenie dostępności wsparcia technicznego dla klientów. Wprawdzie zadania te w większości realizuje zespół kanadyjski, jednak EUVIC, okazjonalnie, wspomaga go wspierając klientów z Europy oraz z Azji (po zakończeniu dnia roboczego w Kanadzie).

Stabilny i elastyczny zespół

W czasie współpracy EUVIC udowodnił, że potrafi być bardzo elastycznym partnerem, który potrafi się dostosować do zmieniających się wymagań FileHold. Przykładem może być sytuacja, kiedy FileHold zdecydował się rozszerzyć zakres swojej oferty o usługę wsparcia rozwoju oprogramowania dla jednego ze swoich klientów. EUVIC zwiększył wówczas liczbę programistów w zespole pracującym dla FileHold o wymaganą przez klienta liczbę. Kiedy z czasem ta potrzeba minęła, zespół został ponownie zoptymalizowany.

W ciągu ponad 10 lat współpracy przez zespół EUVIC pracujący dla FileHold przewinęło się 18 pracowników, ale na kluczowym stanowisku kierownika projektu była tylko jedna zmiana.

„Nasz zespół jest bardzo stabilny. Pojawiają się oczywiście nowe twarze, co jest naturalne, ale są też programiści, którzy pracują dla nas od bardzo dawna. Rotacja pracowników jest bardzo niewielka, przy tym kiedy jakaś zmiana ma zajść, jesteśmy o tym informowani z dużym wyprzedzeniem i mamy możliwość poznania nowych członków naszego zespołu jeszcze przed rozpoczęciem ich pracy dla nas. Ten zespół funkcjonuje w taki sposób, jak nasz własny wewnętrzny dział rozwoju oprogramowania." – mówi Larry Oliver.

W tym momencie EUVIC wspólnie z FileHold pracuje na 15 wersją systemu. Ma ona zostać wprowadzona na rynek jesienią 2015 roku.

Korzyści biznesowe

O połowę niższe koszty stworzenia i rozwoju oprogramowania
W Polsce zatrudnienie programisty jest mniej więcej o połowę tańsze niż w USA czy Kanadzie. Dla FileHold miało to niebagatelne znaczenie, jako że firma, będąc start-upem z ograniczonym budżetem, musiała znaleźć efektywny kosztowo sposób na stworzenie i rozwój swojego systemu. Porównywalnie ważną korzyścią ze współpracy z EUVIC jest możliwość korzystania z outsourcowanego zespołu w bardzo elastyczny sposób.

Dostęp do najlepszych specjalistów
Kolejną istotną dla FileHold korzyścią jest możliwość współpracowania z najlepszymi specjalistami i to w takim zakresie, jaki w danej chwili jest potrzebny. Zespół EUVIC, jako że zatrudnia bardzo wielu programistów, specjalizujących się w różnych technologiach, jest w stanie poradzić sobie z każdym wyzwaniem technologicznym, jakie może pojawić się w trakcie pracy nad rozwojem oprogramowania FileHold.

Odciążenie od prac administracyjnych
EUVIC w pełni odpowiada za obsługę wszystkich procesów kadrowych i rekrutację, a także za zapewnienie potrzebnej infrastruktury technicznej dla zespołu programistycznego. Zdaniem FileHold, nie ma potrzeby podróżowania do Polski, aby na miejscu zarządzać zespołem. Wszystko odbywa się zdalnie, w oparciu o wzajemne zaufanie. W całym okresie współpracy zdarzyło się tylko kilka razy, że przedstawiciele EUVIC odwiedzili kanadyjski oddział FileHold, a potem nastąpiła rewizyta. Celem tych okazjonalnych wzajemnych odwiedzin jest podtrzymywanie osobistych relacji i wspólna praca nad jakimiś szczególnie trudnymi zagadnieniami.

Możliwość skoncentrowania na pozyskiwaniu nowych klientów
Decyzja o outsourcowaniu rozwoju oprogramowania umożliwiła FileHold nie tylko zaoszczędzenie znacznych pieniędzy, ale także czasu i niepotrzebnego stresu. Dzięki temu kanadyjska centrala FileHold może poświęcić więcej uwagi na wymyślanie nowych funkcji, wspieranie dotychczasowych użytkowników oraz pozyskiwanie kolejnych klientów. Wśród tych, którzy ten system już kupili, znajduje się między innymi kilka prestiżowych agencji amerykańskiego rządu.

Do firm korzystających z systemu FileHold zaliczają się…

filehold

Referencje

„Nasza współpraca z EUVIC jest dla nas w pełni satysfakcjonująca i oparta na wzajemnym zaufaniu. W ciągu 10 lat współpracy EUVIC udowodnił, że jest lojalnym i elastycznym partnerem, z którym łatwo się współpracuje i który potrafi dostarczyć bardzo wysokiej jakości usługi programistyczne. Szczególnie doceniam stabilność naszego zespołu. Kiedy mają w nim zajść jakieś zmiany, odbywa się to bardzo wolno i zawsze mamy możliwość rozmowy i wybrania nowych członków zespołu. To jak posiadanie własnego wewnętrznego działu rozwoju oprogramowania, ale bez konieczności zapewnienia mu biura i infrastruktury technicznej." – Larry Oliver, Prezes FileHold Systems Inc.