Fortis Bank skraca czas obsługi procesu budżetowania o 80%

11.08.2015

fortisWspółpraca Fortis Bank (obecnie BNP Paribas) z EUVIC umożliwiła bankowi wdrożenie rozwiązania w zakresie Business Intelligencie, które doprowadziło do skrócenia czasu obsługi procesu budżetowania i raportowania kosztów aż o 80 proc. Zapewniło ono także lepszą kontrolę budżetu przez scentralizowanie miejsca przechowywania danych finansowych oraz większe możliwości tworzenia analiz na ich podstawie. Nowy system – powstały na bazie Microsoft Excel i SQL Server 2000 Analysis Services, z wykorzystaniem posiadanych przez Fortis Bank licencji programowych – był jednocześnie najbardziej efektywną kosztową opcją rozwiązującą problem firmy.

Klient

Fortis Bank obecnie został wchłonięty przez BNP Paribas Bank. W momencie nawiązania współpracy z Grupą EUVIC był jednak częścią grupy Fortis, powstałej w 1990 roku, w wyniku połączenia największej belgijskiej firmy ubezpieczeniowej AG 1824 z holenderską grupą AMEV/VSB. Działalność grupy na całym świecie obejmowała głównie dwa piony: bankowy i ubezpieczeniowy. W Polsce grupa Fortis funkcjonowała wówczas głównie poprzez Fortis Bank Polska SA (FBP), ale także poprzez Fortis Securities Polska SA oraz Fortis Lease Sp. z o.o. Bank zatrudniał prawie 1000 pracowników w 34 oddziałach w Polsce.

Sytuacja

Od 2001 roku Fortis Bank posiadał hurtownię danych pokrywającą obszar zyskowności klientów i produktów opartą o technologie Oracle oraz Cognos. W rozwiązaniu tym brakowało jednak funkcjonalności automatyzującej i usprawniającej analizę oraz budżetowanie kosztów. Z problemem tym radzono sobie wykorzystując intensywnie Microsoft Excel i pocztę: wysyłano e-mailem ogromne ilości arkuszy, które były następnie uzgadniane i weryfikowane. Cały proces był bardzo czasochłonny, a największą zmorą były liczne wersje krążące między pracownikami, ich uzgadnianie oraz opóźnienia w przygotowywaniu analiz.

Celem nawiązania współpracy pomiędzy Fortis Bank a EUVIC było zautomatyzowanie procesu raportowania budżetu kosztów (przejście z makr i poczty na wielowymiarową bazę danych oraz przeglądarkę internetową) oraz usprawnienie procesu jego tworzenia. Powstało rozwiązanie – Excelerator®, które obsługuje ponad 100 użytkowników.

Wyzwania

W 2001 roku w Fortisie wdrożono System Zyskowności Klienta. Jego celami były m.in. agregacja rachunku wyników na różnych poziomach, określenie rentowności kanałów dystrybucji oraz zyskowności produktów. Niestety, rozwiązanie to nie rozwiązywało problemu budżetowania. W procesie budżetowania wykorzystywano intensywnie Excela – przesyłając średnio rocznie tysiące plików w różnych wersjach. O ile w początkowym etapie działalności banku takie rozwiązanie wydawało się efektywne – to w późniejszym etapie zarówno zarządzanie nim, jak i korzystanie przez użytkowników stawało się coraz trudniejsze.

Podstawowym problemem było kontrolowanie zmian – zarówno w założeniach do budżetu, jak i samym budżecie. Zmiany struktury kont lub struktury organizacyjnej powodowały złe rozdysponowania na konta przez makra. Z kolei wiele wersji budżetu, wprowadzanie poprawek w ostatniej chwili i utrudniona kontrola nad jedną, aktualną wersją budżetu powodowały niejednokrotnie dublowanie pracy oraz jej wydłużenie. Cały proces generował nadmierne koszty administracyjne dla Fortis Banku oraz utrudniał dokładną kontrolę kosztów i budżetów.

W efekcie tej sytuacji bank zaczął rozważać zastosowanie rozwiązania, które w najprostszy – a jednocześnie najbardziej efektywny – sposób rozwiązałoby problem. Rozważano systemy kilku dostawców – naturalnym krokiem wydawało się rozszerzenie technologii, o które jest oparta Hurtownia Danych: Oracle lub Cognos, jednak koszty związane z zakupem dodatkowych licencji oraz implementacją były dużo wyższe niż w przypadku rozwiązania opartego w całości o technologie Microsoftu.

W trakcie analizy zauważono kilka istotnych elementów istniejącej sytuacji:

  • Pracownicy lubią ekran Microsoft Excel. Okazało się, że problemem nie są możliwości analityczne i prezentacji danych, ale przetwarzanie danych. W tym celu do rozwiązania został użyty Microsoft SQL Server wraz z wielowymiarową bazą danych Analysis Services, dla której Microsoft Excel w naturalny sposób pasuje jako przeglądarka danych.
  • Pracownicy znają dobrze obsługę przeglądarki, więc pobieranie pliku z intranetu nie powinno być czasochłonne – w przeciwieństwie do szukania kolejnych wersji budżetu ze stosu maili. Fortis posiada już odpowiednie licencje Microsoft, niezbędne do wdrożenia całego rozwiązania.

Rozwiązanie

Zastosowane rozwiązanie bazuje na Microsoft SQL 2000 Server wraz z Analysis Services jako jednym miejscu, w którym zapisane są wszystkie dotychczas wykorzystywane reguły biznesowe, makra, funkcje i założenia budżetowe. Dane docierają do bazy z dwóch źródeł: dane o realizacji dostarczane są z systemów transakcyjnych banku za pośrednictwem odpowiednio przygotowanych plików; dane planowane są natomiast wprowadzane i edytowane ręcznie przez upoważnionych pracowników. Interfejsem użytkownika jest Microsoft Excel, który komunikuje się bezpośrednio z bazą danych, co sprawia, że dane są spójne, zawsze aktualne i nie ma problemu z mnożącymi się mailami i wersjami.

System dostępu wykorzystuje Active Directory (AD) jako źródło informacji o uprawnieniach poszczególnych pracowników do określonych danych i raportów. Dzięki takiej architekturze każdy z pracowników widzi tylko swoje dane, a praca grupowa ulega przyśpieszeniu. Dane w systemie dostępne są dla użytkowników w postaci tabel przestawnych (PivotTable), dzięki czemu możliwe jest generowanie raportów w dowolnych formatach bazując na dostępnych polach.

W przeprowadzonym wdrożeniu najważniejszymi elementami były etap opracowania koncepcji oraz testowanie rozwiązania. Etap opracowania koncepcji decydował o całym kształcie rozwiązania. Z tego względu poświęcono mu relatywnie dużo czasu – zarówno ze strony FBP, jak i EUVIC. Zaowocowało to stosunkowo krótkim czasem tworzenia rozwiązania, dzięki uzgodnionej logice systemu oraz opisanym regułom biznesowym. Etap testowania oraz dostosowywania systemu był drugim najważniejszym elementem wdrożenia. Przełożyło się to na jakość rozwiązania – dzięki temu możliwe było opracowanie budżetu na rok 2005 już w nowym narzędziu.

Wdrożenie zakończyło się w ciągu kilku miesięcy udostępnieniem zintegrowanego systemu raportowania i budżetowania wykorzystującego mechanizmy analityczne, obsługującego ponad 100 użytkowników w całym banku.

Korzyści biznesowe

Usprawnienie działalności operacyjnej
Zastosowane rozwiązanie poprawiło przede wszystkim sprawność działalności operacyjnej Fortis Banku (np. skróciło czas obsługi procesu raportowania oraz budżetowania kosztów o 80%) oraz pozwoliło utrzymać kilka wskaźników finansowych na pożądanym poziomie dzięki uniknięciu znaczących wydatków kapitałowych na nowe rozwiązania informatyczne. W kontekście dalszych planów rozwojowych Banku rozwiązania takie, tj. maksymalizujące posiadane zasoby, są preferowanym kierunkiem działań.

Lepsza kontrola wskaźników finansowych
Dzięki centralizacji procesu zbierania informacji controllingowych pozyskiwane dane są lepszej niż dotychczas jakości, co z kolei umożliwia podejmowanie bardziej trafnych decyzji . Wynika to przede wszystkim z faktu, że poprzez automatyzację kilku powtarzalnych elementów procesu wyeliminowana została znaczna część ludzkich błędów.

Dodatkowo, wprowadziwszy uprawnienia dostępu do określonych grup danych, zwiększyła się przejrzystość odpowiedzialności za jakość danych, a jednocześnie zniknęła możliwość wprowadzenia błędnych danych nie tam, gdzie trzeba, lub nie przez te osoby, które powinny.

Rozwiązanie pozwala też na szybsze i dokładniejsze wyliczenia wskaźników finansowych. Dzięki wprowadzonym uprawnieniom możliwa jest praca wielu użytkowników nad budżetem, a dane po wprowadzeniu są od razu dostępne do analiz. Pozwala to na znacznie szybsze wykonywanie analiz typu „co-jeżeli” lub szacowanie, np. prognoz na kolejne okresy na podstawie danych o realizacji budżetu. W tej sytuacji potrzeby informacyjne zarządu są znacznie lepiej zaspokajane.

Najbardziej ekonomiczny system, który rozwiązywał problem
Zastanawiając się nad wyborem najlepszego rozwiązania do budżetowania Fortis Bank miał do wyboru alternatywę: zakupić system z gotową logiką biznesową (controllingową), który będzie następnie dopasowywany do potrzeb – lub wybrać takiego partnera technologicznego, który odzwierciedli obowiązujące reguły biznesowe banku w nowym systemie.

Fortis Bank postawił na rozwój własnego systemu ze względu na kilka elementów, z których najważniejsze były:

  • Znajomość Microsoft Excel przez użytkowników – a w tym nie tylko umiejętność poruszania się po programie, ale co za tym idzie praktycznie minimalne koszty szkoleń użytkowników, minimalne koszty utrzymywania systemu oraz likwidację odwiecznego problemu wszystkich departamentów finansowych: „jak przerzucić dane z mojego systemu do Excela”.
  • Co najmniej kilkukrotnie niższe koszty wdrożenia w porównaniu do innych, gotowych controllingowych systemów – wynikające z faktu, że znaczna część potrzebnych do rozwiązania licencji była już w posiadaniu Banku.
  • Solidny partner – EUVIC, wyposażony w odpowiednią technologię oraz posiadający duże doświadczenie gwarantował wykonanie prac zgodnie ze specyfikacją i wymaganiami Banku. Niebagatelną kwestią były również elastyczne podejście do powstających w trakcie projektu zmian oraz umiejętności komunikacyjne w prowadzeniu całego projektu.

Przyjazny interfejs z użytkownikiem
Microsoft Excel w opracowanym rozwiązaniu uzyskał „nową twarz” – pracownicy odkryli, że znajome narzędzie realizuje o wiele bogatsze funkcje niż pierwotnie sądzili. Co więcej, nowe możliwości dotyczą nie tylko możliwości analitycznych (eksploracji danych), ale również wspomagają pracę grupową nad wspólnie tworzonym dokumentem, jakim jest plan budżetowy. Dzięki nowemu systemowi gromadzenia i dostępowi do danych zniknęła konieczność pobierania setek plików i raportów ze stosu maili – zamiast tego w wydajny i prosty sposób dane są dostępne z jednego miejsca dla wszystkich uczestników procesu.

Zmniejszenie obciążenia pracowników
Wraz z wdrożeniem systemu budżetowania i raportowania informatycy oraz pracownicy działu kontrolingu Fortis Banku mniej czasu poświęcają na zaspokajanie bieżących potrzeb w zakresie raportowania, modyfikowania ustalonych zestawów raportów oraz ich dystrybuowania.

SQL Server 2000 Analysis Services zapewnia zarządzalne środowisko raportowania ze zdefiniowanym poziomem ochrony, buforowaniem, dystrybuowaniem, dostępem i raportowaniem użycia. Zintegrowany zestaw narzędzi umożliwia personelowi działu informatyki centralne zarządzanie tworzeniem i dostarczaniem raportów.

Wdrożony w Fortis Banku system budżetowania i raportowania jest skalowalny – może być rozbudowywany wraz z rozwojem Banku.

Excelerator®
Excelerator nie jest produktem sensu stricte licencjonowanym odrębnie – jest pomysłem oraz wiedzą EUVIC na stworzenie Hurtowni Danych bądź systemu analitycznego czy wspomagającego proces budżetowania z wykorzystaniem jedynie powszechnie dostępnych technologii Microsoftu: SQL Server 2000 lub 2005 wraz z Analysis Services oraz Reporting Services w zakresie przetwarzania oraz analizy danych, pakietu Office – w szczególności internetowych komponentów Office Web Components oraz produktów SharePoint do współpracy grupowej i zarządzania informacją.