HL Display obniża koszty wsparcia i rozwoju swoich systemów IT o 60 proc.

27.01.2016

HL-Logo_blue_with-correct-spaceHL Display Group, wiodąca europejska firma działająca w branży merchandisingu i komunikacji sklepowej, zrealizowała plan swojego działu IT maksymalnego czerpania korzyści z outsourcingu IT. Z pomocą EUVIC, HL Display obniżył koszty wsparcia i rozwoju swoich systemów IT o 60 procent, jednocześnie zapewniając sobie wyższy standard tej usługi. Rozwiązania firmy, które zostały objęte wsparciem, to: ERP, PIM (Product Information Management), witryny korporacyjne, hurtownia danych i business intelligence.

Klient

HL Display to jeden z największych na świecie dostawców produktów i rozwiązań do komunikacji sklepowej i merchandisingu. Firma działa na 44 rynkach w Europie Zachodniej i Wschodniej, Ameryce Południowej, Bliskim Wschodzie i w Azji. W 24 z tych rynków HL Display ma swoje własne oddziały, natomiast pozostałe 20 rynków są obsługiwane przez wybranych dystrybutorów. Firma została założona w 1954 roku, jej obroty to ok. 1.6 miliarda koron szwedzkich. Zatrudnia około 1100 pracowników. HL Display zadebiutował na giełdzie w Sztokholmie w 1993 roku, ale po przejęciu firmy przez Ratos, 17 września 2010 roku jej akcje zostały wycofane z giełdy.

Sytuacja wejściowa

W 2012 dział IT HL Display chciał dostarczać rozwiązania dla biznesu szybciej i bardziej efektywnie kosztowo. Oznaczało to, że musi wprowadzić pewne zmiany do swoich wewnętrznych procesów i wybrać nowego dostawcę zasobów programistycznych do wsparcia rozwoju swojego systemu ERP, a także do usługi wsparcia i rozwoju (tzw. managed services) dla swoich innych rozwiązań, w tym: PIM, witryn korporacyjnych, e-commerce, hurtowni danych oraz business intelligence. Na początku HL Display potrzebował dodatkowego specjalisty dla już realizowanego projektu związanego z system Jeeves ERP. Jego zadaniem była poprawa zarządzania tym projektem z wykorzystaniem metodyki SCRUM. HL Display traktował również ten projekt jako test, który miał umożliwić firmie ocenę jakości usług świadczonych przez EUVIC.

Wyzwanie

Dział IT HL Display szukał dużego i stabilnego dostawcy usług IT, z doświadczeniem w realizacji projektów w modelu nearshoringowym. Firma oczekiwała również od swojego przyszłego partnera szerokiego zakresu kompetencji i zdolności tworzenia dedykowanych zespołów projektowych, które rozumieją biznes i technologie, a przy tym są w stanie szybko nauczyć się nowych systemów, jeśli pojawi się tak konieczność. Wszystko to po to, aby umożliwić rychłe i pomyślne zakończenie projektu dot. Jeeves ERP, a także aby zapewnić sobie znaczące oszczędności w dłuższej perspektywie.

Rozwiązanie

EUVIC udostępnił HL Display Scrum Mastera w ciągu kilku dni od momentu sformalizowania współpracy. Cały projekt z udziałem konsultanta EUVIC trwał około miesiąca. W tym czasie HL Display szybko zakończył planowanie całości prac projektowych. Z uwagi na pozytywne doświadczenia związane z realizacją tych pierwszych prac projektowych, HL Display zdecydował się nawiązać współpracę z EUVIC w szerszym zakresie i powierzyć tej spółce wsparcie, utrzymanie i rozwój swoich systemów IT.

„Chcieliśmy skorzystać z managed services dotyczących Jeeves ERP, inRiver PIM i naszych witryn korporacyjnych na całym świecie, działających w oparciu o EPiServer. Z tego powodu zdecydowaliśmy się wynająć efektywnych kosztowo i wysoce wykwalifikowanych programistów EUVIC. Stało się to istotną częścią naszego planu, aby HL Display czerpał jeszcze większe korzyści z outsourcingu IT – powiedział Fredrik Olund, CIO w HL Display.

Plan ten został zrealizowany w latach 2013-15, kiedy to EUVIC przejął wsparcie, utrzymanie i rozwój wspomnianych systemów, a także kilku innych mniejszych aplikacji.

Szczegółowy zakres usług IT świadczonych przez EUVIC jest opisany w umowie SLA. Definiuje ona takie szczegóły współpracy, jak m.in. maksymalny czas reakcji w przypadku zgłoszenia błędu we wspieranym systemie, maksymalny czas rozwiązania problemu, a także zasady raportowania dla każdego etapu wsparcia, który jest realizowany z wykorzystaniem systemu Remedy.

Korzyści biznesowe

Efektywne kosztowo i elastyczne usługi wsparcia i utrzymania systemów IT
Jedną z najistotniejszych korzyści osiągniętych przez HL Display po zrealizowaniu planu jej działu IT, zmierzającego do szerszego wykorzystania outsourcingu IT przy pomocy EUVIC, było ograniczenie kosztów wsparcia, utrzymania i rozwoju systemów o 60 proc. Było to możliwe, jako że do tej pory rożne systemy IT HL Display były wspierane przez wielu partnerów IT z różnych krajów. Skupienie supportu w jednym miejscu, do tego w efektywnym kosztowo modelu multishoringowym (firma płaci tylko za wykorzystane roboczo godziny), umożliwiło znaczącą optymalizację wydatków na IT.

Wyższa jakość usługi wsparcia technicznego
Współpraca z EUVIC nie tylko przyniosła HL Display oszczędności, ale także poprawiła jakość usługi wsparcia technicznego. Stało się tak głównie ze względu na usprawnienie komunikacji, lepsze zdefiniowanie procesów i zasad współpracy, co przełożyło się na ogólną poprawę jakości obsługi. Odzwierciedla to wiele wskaźników, jak np., wedle szacunków:

  • lepsza wydajność wspieranych systemów (wzrost o ok. 35 proc.),
  • spadek liczby zgłaszanych usterek (o ok. 20 proc.),
  • dłuższy średni czas między zgłaszanymi błędami (wzrost o ok. 45 proc.).

Wcześniej – ze względu na mnogość partnerów – taki poziom obsługi było niemożliwy do osiągnięcia.

Szybsze dostosowywanie systemu Jeeves ERP do bieżących potrzeb
Bardzo ważną korzyścią dla HL Dispaly ze współpracy z EUVIC jest także możliwość szybszego i tańszego dostosowywania głównego systemu IT firmy – Jeeves ERP – do bieżących potrzeb i wymagań. Konsultanci EUVIC nie tylko pomogli w sprawnym skoordynowaniu przejęcia od zewnętrznych dostawców supportowania systemu, ale także dostarczyli wykwalifikowaną kadrę tworząc połowę zespołu, który odpowiada obecnie za techniczne wsparcie systemu i jego rozwój. Prace związane z rozwojem tego systemu są obecnie realizowane ok. 35 proc. szybciej dla porównywalnych zadań, niż miało to miejsce wcześniej.

Lepsza kontrola nad własnym środowiskiem IT
Skoncentrowanie całego supportu w rękach jednego partnera spowodowało, że HL Display zyskał większą kontrolę nad własnym środowiskiem informatycznym. Realizacja zadań związanych z zapewnieniem wsparcia technicznego i developmentu stała się także łatwiejsza i bardziej przewidywalna dzięki nowym procedurom i narzędziom, jakie zostały wdrożone w HL Display wspólnie z EUVIC.

Referencje

“Chciałem znaleźć partnera, który byłby elastyczny i wsłuchiwał się w nasze potrzeby, a przy tym zaoferowałby nam niższe stawki za usługi wsparcia i rozwoju naszych systemów IT, w ten sposób umożliwiając naszej firmie osiągnięcie jeszcze większych korzyści z outsourcingu IT. Takim partnerem okazał się EUVIC. Mój zespół, współpracując z nimi, zdołał ograniczyć nasze wydatki na IT o 60%, utrzymując jednocześnie ten sam poziom jakości usług. EUVIC okazał się także lojalnym i łatwym we współpracy partnerem” – Fredrik Olund, CIO w HL Display.